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Gestione del tempo

5 consigli per essere più produttiva © Laura Citterio
Produttività
5 consigli + 1 per essere più produttiva

Fare o non fare? Andare oltre il comune senso che si attribuisce al concetto di produttività.

86.400. È una bella somma, vero? Cosa faresti con questa cifra? Come la investiresti? Oppure la spenderesti?

Prenditi qualche minuto per pensarci.

Se ci hai pensato (ma solo se ci hai pensato davvero!) puoi continuare a leggere. 

86.400 sono i secondi che abbiamo ogni giorno. I secondi che possiamo decidere di rendere produttivi investendoli in una qualche attività utile e proficua, oppure che possiamo decidere di buttare via, sprecare, perdere senza poterli più recuperare.

Partiamo dalle basi, però, perché è bene capire cosa s’intende con utile e proficuo, perché non basta fare o non fare qualcosa. Il punto è utilizzare il tempo in modo da averne un ritorno.

Di cosa parlo in questo articolo

      1. Cosa è utile e cosa no
      2. Il vuoto che fa spazio
      3. 5 consigli + 1 per essere più produttiva
              Consiglio #1 – Scegli e pianifica
              Consiglio #2 – Se qualcosa ti richiede meno di 2 minuti falla
              Consiglio #3 – No al multitasking
              Consiglio #4 – Rimuovi le distrazioni
              Consiglio #5 – Imposta una routine 
              Last but not least: il consiglio dei consigli     
          4. Le domande da porsi

Cosa è utile e cosa no

Dormire è un’attività utile? Utilissima! Almeno 7 ore per notte (a meno che tu non sia una di quelle rare persone il cui fisico si accontenta solo di pochissime ore di sonno). È vero che se dormissi di meno, 6 ore o anche 5 ore, potresti fare di più durante il giorno. Forse si… o forse no.

Se dormi poco per avere più tempo a disposizione, ma poi il tuo cervello è appannato, confuso, lavori a rilento e non hai abbastanza energia fisica (tra una settimana uscirà un nuovo post in cui ti parlo proprio dell’energia, anzi, di quattro energie) cosa te ne fati delle extra-ore che hai sottratto al sonno? Niente, appunto. Durante il riposo le sinapsi si normalizzano ed è dimostrato scientificamente che il sonno ha effetti benefici sull’attenzione, la memoria e la capacità di dimenticare. Dimenticare si, non è un errore; dimenticare ciò che non è evolutivamente vantaggioso per noi. Se vuoi saperne di più puoi leggere qui.

Non fare nulla è proficuo ed efficace? Si, se con il non fare nulla si intende proprio non-fare-nulla. Non fare nulla non è guardare la tele o i social. Non fare nulla è lasciare spazio al pensiero di vagare liberamente, di esplorare indisturbato da condizionamenti esterni, di formare nuovi pensieri. A molti brillanti imprenditori le migliori idee sono venute proprio durante le vacanze, in quello spazio-tempo in cui la mente si può distrarre come una nuvola in cielo, sospinta dal vento, assume mille forme e più.

Il vuoto che fa spazio

A dispetto di ciò che sembra, il tempo che dedichiamo al vuoto, all’assenza (di compiti, doveri, attività) è un tempo a cui magicamente diamo la possibilità di riempirsi di idee, pensieri, nuova energia, punti di vista più lucidi e si, dunque, di produttività.

Se non si è ancora capito, lo dico proprio apertamente: caldeggio spudoratamente il concedersi qua e là il dolce far nulla. Che so non essere nelle corde di tutti, per via di quel controllore inflessibile che sta dentro tanti di noi. Quel bacchettatore morale che ci vorrebbe costantemente “sul pezzo”. Eppure, se ogni tanto ci concedessimo del sano riposo, ne gioveremmo assai.

Dopodiché si passa all’azione. Finita la siesta, recuperate le forze, trovate le idee, è il momento di far fruttare il tempo.

Tra le x·mila tecniche, trucchi e segreti sulla gestione del tempo, ti racconto 5 consigli che io trovo più utili e che applico costantemente.

5 consigli + 1 per essere più produttiva

Consiglio #1 – Scegli e pianifica

Pianificare le attività che devi svolgere sulla base del tempo che hai a disposizione (imprevisti inclusi) è la prima regola aurea. Scrivere nero su bianco cosa devi fare e quando farlo, ti aiuterà a non perdere pezzi per strada e, al contempo, a non perderti in attività di poco valore.

Ma come far stare in agenda le mille milioni di attività che hai ogni giorno da fare? Puoi provare a strizzarle, spingerle, accorparle, farne 3 insieme… ma il risultato è sempre lo stesso: arrivare a fine giornata con un terzo delle cose non fatte, stanchezza e frustrazione.

Il trucco è un’abile opera di taglia e cuci, più tagli che cuci, invero, grazie al quale far rimanere solo ciò che serve davvero. Un po’ come quando vai per shopping e compreresti tutto… peccato che non sempre si possa. E allora, scegli quel paio di capi che con una spesa congrua ti faranno svoltare la stagione. Il rapporto costo/beneficio la vince su tutto.

Per riuscire in questa impresa, a volte ardua, perchè scegliere è una delle più belle libertà che abbiamo ma anche una delle più grandi trappole, puoi scaricare questo ebook. Include anche un bellissimo planner giornaliero creato appositamente per te e per me dalla mia amica grafica Carolina Frangipane

Consiglio #2 – Se qualcosa ti richiede meno di 2 minuti falla

Parola di David Allen. Ogni attività che hai in mente di dover svolgere ma non hai ancora concluso occupa un certo spazio mentale, rimane come un ciclo aperto, un sassolino nella scarpa, piccolo ma fastidioso, in grado di distrarre la tua attenzione quel poco che basta per influire sulla tua produttività. Concludere tutta una serie di attività che richiedono un tempo brevissimo ti consentirà di liberare spazio mentale, di chiudere cicli.

Consiglio #3 – No al multitasking

Il multitasking? No, no, no e ancora no! È il peggior nemico della produttività. E non importa che tu sia donna, sia cresciuta da sempre facendo 25 cose contemporaneamente, etc. Il massimo del multitasking che ti concedo è stare al telefono con la tua amica mentre stiri o guardare la tele mentre cucini (che sia un piatto semplice, però!) Per il resto il multitasking è bandito, vietato, negato. Fidati! Ne guadagnerai in produttività e salute. Se non ci credi, leggi qui. Trovi anche un esercizio facile e veloce (meno di 5 minuti) per avere la prova provata che il multitasking è una fregatura.

Consiglio #4 – Rimuovi le distrazioni

Analizza quali sono le principali fonti di distrazione e rimuovile. Chiediti cosa ti fa perdere maggiormente tempo nell’arco della giornata e cerca un modo per ovviare. È il telefono? Puoi silenziarlo, scaricare app che ti aiutino a non guardarlo, tenerlo lontano dal PC per non cadere nella tentazione di guardarlo. È il traffico? Puoi chiedere in ufficio di ripianificare i tuoi orari di lavoro.

Ora che lo smart working è diventata una realtà presente e (più o meno) accettata puoi proporre di lavorare le prime due ore da casa per muoverti verso l’ufficio in orari meno trafficati. Sono le mail? Disattiva le notifiche dal PC e datti soltanto due o massimo tre momenti nella giornata per controllarle. Se c’è una questione di vita o di morte, ti chiameranno al telefono…

Consiglio #5 – Imposta una routine 

La parola routine può sembrare noiosa, può togliere romanticismo alla nostra voglia di vivere come artisti in balia del desiderio di decidere ogni istante cosa fare e cosa non fare… Tuttavia, siccome al 99% non sei un’artista (e comunque anche gli artisti sono molto più rigorosi di quanto il pensiero comune non ci faccia credere) una routine ti può salvare la giornata. Il pilota automatico ti porterà sempre e comunque dove devi andare, anche quando sei distratta, quando sei stanca e in affanno. Il tuo subconscio lavorerà per te.

Last but not least: il consiglio dei consigli

Tutto quello che hai letto sopra rappresentano strumenti validi per gestire meglio il tempo, ma ciò che serve di più, ciò che può fare la differenza tra riuscirci e no è solo una cosa: Il cambio di mindset. Concentrati sul risultato. Non fare tanto per fare. Non incaponirti per un mero esercizio di stile, per avere la soddisfazione di dire “ce l’ho fatta!”. Non perdere tempo su ciò che non serve. Guarda al risultato. 

Il breve percorso che ti ho suggerito nel consiglio #1 ti aiuta a metterti sulla strada giusta per cambiare approccio e prospettiva da cui guardare la tua fantomatica, fantasmagorica, fantascientifica to-do-list. Perché, se sei sincera con te stessa, lo sai anche tu che in una giornata normale non riuscirai a farci stare il milione di cose che hai scritto da fare. Pianifica poco e bene per arrivare a sera fiera di aver concluso ciò che ti era preposta e che meritava di essere fatto, per tutto il resto ci sarà tempo…

Le domande da porsi

Ha senso per me insistere su questa cosa?
Cosa voglio ottenere con questa attività?
Come potrei ottenere lo stesso risultato con meno tempo e meno sforzo?

Impara a porti queste domande, ma soprattutto a darti delle risposte oneste e sincere.

5 Gennaio 2021

multitasking + © Laura Citterio
Produttività
Multitasking: illusioni, inganni e 5 consigli per starne lontana

Diciamoci la verità, noi donne ci vantiamo da sempre di essere multitasking, ossia di saper compiere due azioni contemporaneamente: sappiamo parlare al telefono con un’amica mentre riorganizziamo la nostra scrivania, stiriamo mentre facciamo ripassare la lezione ai figli, con la destra mescoliamo il risotto mentre con la sinistra svuotiamo la lavastoviglie o magari scriviamo una mail mentre rispondiamo al telefono. Vero o no?

A ben guardare però, mentre per le prime 3 azioni si può parlare davvero di multitasking, per l’ultima no.  Che ci piaccia o no, per quanto intelligenti e dotate, abbiamo pur sempre un cervello che si può concentrare su un solo pensiero per volta. Cosa vuol dire esattamente? Vuol dire che se stiamo scrivendo una mail, non possiamo in contemporanea ascoltare qualcuno che ci sta parlando… anche se siamo convinte del contrario. 

Il multitasking è possibile solo quando si abbina un’azione di “pensiero” (ossia che coinvolge attivamente il nostro pensiero razionale) con una di “movimento”, dove il corpo può agire meccanicamente con un coinvolgimento cerebrale minimo.

Il resto è pura illusione… 

Di cosa parlo in questo articolo:

Multitasking vs Switchtasking

Quando pensiamo che sia possibile scrivere mentre ascoltiamo, in realtà siamo in modalità switchtasking, ossia il nostro cervello passa alternativamente da un’azione all’altra, anche molto rapidamente, ma pur sempre eseguendo una sola azione alla volta.

Cresciute in una società che chiede di essere brave mamme, mogli, lavoratrice, accuditrici di genitori, sempre e comunque, 24 h su 24, meglio se 25 h, abbiamo fatto del multitasking il nostro cavallo di battaglia, il nostro punto di forza, la montagna sulla quale ergerci per tenere sotto controllo tutto. 

Ci siamo lasciate sedurre dall’idea che il multitasking ci rendesse migliori (degli uomini, si, ammettiamolo), che potesse venirci in aiuto nella gestione della quotidianità a volte troppo complessa.

La verità è che avremmo dovuto resistergli come Odisseo al canto delle sirene. Farci legare all’albero della nostra nave di vita per starne lontane. Rifuggere il desiderio come un veleno mortale.

E, invece, ci siamo cascate in pieno, fino a diventare dipendenti dal multitasking (proprio come i tabagisti o gli alcolizzati), ci ha dato un senso di appagamento, senza soffermarci  sugli effetti negativi.

Il prezzo che paghiamo per il multitasking

È vero che con il multitasking (o meglio con lo switchtasking) alla fine della giornata abbiamo l’illusione di aver concluso più attività. Ma è pura illusione, appunto. Per fartene un’idea puoi guardare questo breve e curioso filmato della Harvard Business Review.

Ma, oltre ad essere un’illusione, la cosa peggiore è che ci costa un caro prezzo.

Uno studio pubblicato dall’American Psychological Association e condotto da alcuni scienziati cognitivi ha identificato due differenti fasi che caratterizzano il controllo dell’esecuzione di un’azione: il “goal shifting”, ossia il passaggio dall’obbiettivo di un’azione a quello dell’altra, e il “rule activation”, ossia l’attivazione delle regole che disciplinano un’attività piuttosto che un’altra. In parole più semplici, ogni volta che passiamo da un’attività ad un’altra, il nostro cervello deve riallinearsi allo scopo dell’attività e alle sue regole. Parliamo di frazioni di secondo, per lo più, vero. Ma quante frazioni di secondo allineiamo, una dopo l’altra, ogni giorno? Pensiamo a 10 minuti in cui scriviamo una mail mentre ascoltiamo il collega, o un figlio che richiede la nostra attenzione. 10 volte? 20 volte? Fossero anche 0,5 secondi ad ogni switch, in 10 minuti perdiamo almeno 10 secondi. Non poco!

Il peggio deve ancora arrivare

Abbiamo capito che il multitasking ha un costo in termini di efficienza. Ma c’è un aspetto ancora peggiore.

Come scrive Daniel J. Levitin sul Guardian, tutte le volte che il cervello passa da un’azione ad un’altra brucia glucosio ossigenato; lo stesso che brucia quando è concentrato nell’esecuzione. Questo vuol dire che oltre all’energia che consumiamo per svolgere ciascuna delle azioni che dobbiamo portare a termine, consumiamo tantissima energia nel passaggio dall’una all’altra. Ecco spiegato il motivo per cui, spesso, ci sentiamo così stanche mentalmente e fisicamente pur non avendo portato a termine granché.

Ma non è questo l’aspetto peggiore. Il multitasking innalza la produzione di cortisolo (l’ormone dello stress) e dell’adrenalina (detto anche ormone del fight-or-flight che può sovrastimolare il nostro cervello e farci perdere lucidità).

Il multitasking, o meglio lo switchtasking, crea anche un eccesso di dopamina che gratifica il cervello ad ogni switch, portandoci dunque a cercare il passaggio continuo da un’attività all’altra, in un loop senza fine, proprio come nelle dipendenze da alcool, tabacco, etc. Io lo trovo abbastanza terrificante…

Ti propongo un semplice esercizio per testare tu stessa come il multitasking sia inefficiente e produca alte dosi di stress.

Che fare?

La prima cosa da fare è toglierci il mantello da wonder woman. Anziché crogiolarci nell’idea di avere poteri paranormali e riuscire a far fruttare un’ora come due (a quale caro prezzo, pero?) lasciamo andare questo pensiero. Concediamoci di pensare che siamo umane e come tali abbiamo dei limiti: va bene così, non è una colpa, non è un merito. È e basta.

Uomini, lo so che state un po’ gongolando di fronte a questa ammissione ma sappiate che potrete gongolarvi liberamente solo quando sarete capaci di parlare al telefono mentre caricate la lavatrice, evitando di far diventare grigio-rosa le vostre camicie, inteso? Lasciatemi fare un po’ di ironia…

Prendiamo coscienza che le nostre giornate durano 24 ore esattamente come quelle degli uomini perché, si ci hanno fatto credere il contrario, innalzandoci a regine delle giornate da 25 ore, ancora meglio 27 ma, convinte di avere in mano uno scettro, non ci siamo rese conto che dallo scettro sono usciti rami spinosi, nei quali ci siamo trovare avviluppate, strette e stritolate, incapaci di uscirne più.

Dalla teoria alla pratica: cinque consigli utili

Bene, regina del multitasking, se ti ho convinta di quanto sia deleterio fare sempre due cose al prezzo di una, non devi aspettare un altro secondo prima di iniziare a mettere in pratica i consigli che trovi di seguito.

Ricordati che per instaurare una nuova abitudine ci voglio circa 66 giorni. Sembrano tanti, vero, ma non devi fare tutto in una sola volta. Passo dopo passo, ogni giorno aggiungi un’azione in più, e pensa ai benefici che ne trarrai per tutta la vita! 

Qui puoi leggere qualche consiglio che do su come implementare con successo una nuova abitudine.

Se non sei ancora convinta che lo switchtasking sia nocivo, prova a fare l’esercizio che ti propongo qui. Ci vorranno 5 minuti e sono sicura che rimarrai davvero sorpresa dal risultato! Io stessa sono rimasta senza parole.

Ma ora veniamo a noi: leggi i 5 consigli utili per smettere di essere mutitasking, passa all’azione – perché mica basta leggere! – e fammi sapere come va.

Consiglio #1

IL MULTITASKING È UNA FREGATURA: NON MI RENDE PIÙ EFFICIENTE E NON MI FA BENE. 

Non sto a scomodare più di tanto la PNL, ma lo sai anche tu che se ci ripetiamo una frase prima o poi ci convinceremo della sua verità e ci comporteremo di conseguenza.

Questo deve diventare il tuo mantra! Scrivitelo come screen saver, sul fronte della tua agenda, mandati un messaggio tutte le mattine, fatti un poster… insomma, fai in modo di guardare questo messaggio che la tua Io-amorevole manda a te stessa.

Consiglio #2

Elimina la prima fonte di switchtaskig (e su questo non c’è lotta uomo-donna, siamo tutti ugualmente dipendenti): il digitale. Da bandire, ora e subito. Se stai scrivendo un testo e ti interrompi ogni 7 secondi e mezzo per controllare Whatsapp, Facebook, Instagram, la Borsa, le notizie, le ricette di nonna Papera…. ci metterai il triplo del tempo e il risultato sarà piuttosto scarso.

Questo non è negoziabile: inizia subito e per sempre. Su tutte le altre attività che ti portano a continue interruzioni, ne parliamo al punto successivo.

Non è ho parlato specificatamente qui ma, negli ultimi anni, si è sommato alla già lunga lista delle attività che svolgiamo in switchtasking. Ci sono infinite app che puoi utilizzare a questo scopo. Una di quelle che a me piace di più è Forest: pianti un albero virtuale che potrà crescere solo se non sbloccherai il telefono per i successivi 25 minuti. Se non resisti alla tentazione, l’albero muore. Fai appello al tuo senso materno, al tuo spirito green, al tuo buon cuore e cerca di rinverdire la foresta tropicale! Perché non è tanto il tempo che passi sui social, o meglio, conta anche quello ma è decisamente peggio trascorre 1 ora totale controllando il telefono 60 volte piuttosto che dedicare una intera ora consecutiva… Provare per credere!

Consiglio #3

Fai una lista di tutte le attività che svolgi in multitasking; saranno coppie di attività. Pensa a quelle che svolgi ripetutamente durante l’arco della giornata. Sii onesta e valuta quella o quelle che ti rubano letteralmente più tempo e più energie. Scrivile proprio con carta e penna; non basta pensarle. Metterle nero su bianco ti aiuterà a pensare e a raggiungere maggiore consapevolezza. Dai un punteggio da 1 a 10 ad ogni attività in multitasking. Più alto è il punteggio, più dannosa è l’attività. Ti faccio qualche esempio. 

Parlare al telefono mentre fai le faccende domestiche: 1

Guardare un video mentre qualcuno ti parla: 10

Ascoltare un podcast mentre guidi: 2

Leggere i diecimila messaggi che ti arrivano dal gruppo WA delle mamme di scuola mentre lavori: 10+

Adesso che hai fatto la lista e dato i voti (mi raccomando conservala perché ti servirà per un bel po’ di tempo), ogni settimana scegli una coppia di attività, partendo da quelle con il punteggio più alto fino ad esaurire tutte quelle con un punteggio sopra il 5, e scriviti cosa puoi fare per evitare di farle contemporaneamente.

Ad esempio: per non interromperti continuamente con la lettura dei messaggi del gruppo classe, puoi decidere di silenziarlo (tanto non ci sarà mai nulla di così urgente da dover essere letto all’istante!) oppure scarica l’app Forest, o metti il telefono lontano dalla scrivania (non vale se hai Whatsapp Web, ovviamente!)

Oppure, per smettere di guardare i video mentre qualcuno di parla, imponiti di posare il telefono o di chiudere lo schermo durante le conversazioni e datti un piccolo premio ogni volta che lo fai (può bastare anche segnarti tutte le volte che lo fai; vedere la fila di spunte sul foglio che cresce costantemente darà una grande gratificazione al tuo cervello, instaurando un circolo virtuoso.

Per questo esercizio, puoi scaricare il template che ho preparato per te.

Consiglio 4#

Utilizza il timeular tracker. È un cubo per il monitoraggio del tempo: sulle otto facce puoi indicare le attività che svolgi più spesso e ogni volta che passi da un’attività all’altra devi girare il cubo per consentirgli di monitorare il tempo speso. Il solo fatto di dover girare il cubo ogni volta che cambi focus ti consentirà di renderti conto quanto spesso ti deconcentri.

Consiglio 5#

Respira! Tanto banale quanto efficace. Ti bastano pochi minuti al giorno, se riesci anche più volte al giorno, in cui prendi consapevolezza del tuo respiro. Se sei esperta di mindfulness non ti racconto nulla di nuovo e avrai già la tua tecnica.

Se, invece, sei neofita, puoi scaricare il file con la guida all’esercizio di respirazione qui sotto.

Ricorda che la costanza è tutto! 

Se vuoi leggere un libro sull’argomento e approfondire l’inutilità del multitasking, ti consiglio questo testo. 

29 Dicembre 2020